Le fichier des écritures comptables dans la procédure de contrôle fiscal

L'équipe Francis Lefebvre e-Compliance

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Francis Lefebvre e-Compliance

L’administration fiscale peut effectuer des contrôles fiscaux à distance, en analysant les données contenues dans le fichier des écritures comptables (FEC), que les entreprises doivent présenter dès le début des opérations de contrôle.

Le FEC : une obligation de transmission

Au démarrage des opérations de contrôle, le contribuable doit présenter l’ensemble de ses écritures comptables par ordre chronologique en remettant à l’administration fiscale une copie du fichier des écritures comptables, sous forme dématérialisée (LPF art. A 47 A-1).

Dispense de FEC

L’obligation de transmission ne s’applique pas aux contribuables dont la comptabilité n’est pas tenue au moyen de systèmes informatisés.

Pour contrôler le FEC, l’administration dispose de son propre outil de data-mining, permettant au vérificateur de réaliser différents traitements informatiques afin de détecter d’éventuelles anomalies.

Contrôle fiscal du FEC : quels sont les points vérifiés ?

L’administration effectue des tris, classements ainsi que tous calculs aux fins de s’assurer de la concordance entre la copie des enregistrements comptables et les déclarations fiscales du contribuable. La copie des fichiers transmis est ensuite détruite avant la mise en recouvrement ou l’envoi d’un avis d’absence de rectification.

Avec le FEC, l’administration dispose d’une matrice très précise, qui lui permet d’identifier de manière quasi automatique un nombre important de non-conformités. En effet, à chacun des champs ou combinaisons de champs du FEC correspond une règle comptable impérative, et l’outil informatique permet de l’identifier aisément.

La cohérence de la comptabilité est vérifiée en reconstituant, grâce au FEC, les soldes des liasses fiscales déposées par l’entreprise.

Quelles sont les sanctions appliquées en cas de non-conformité du FEC ?

Au cours de ses traitements informatiques, le vérificateur passe en revue l’intégralité des écritures du FEC. Si la conformité technique du FEC est vérifiée, c’est surtout la conformité comptable du FEC et la qualité de la donnée comptable qui sont systématiquement contrôlées.

#1 Sanctions en cas de non-conformités techniques

L’entreprise encourt une amende de 5 000 € ou, en cas de rectification et si le montant est plus élevé, une majoration de 10 % des droits mis à la charge du contribuable.

#2 Sanctions en cas de non-conformités comptables

Les anomalies ou les non-conformités comptables sont plus systématiquement relevées et sanctionnées par les services vérificateurs. Le risque est le rejet pur et simple de sa comptabilité.

Le FEC précède toute vérification des comptabilités informatisées

Le FEC, requis soit par un avis de vérification, soit en cas de contrôle inopiné, est l’unique mode de présentation d’une comptabilité informatisée dans le cadre de la procédure de vérification de comptabilité. Il précède le débat contradictoire et permet au vérificateur d’orienter ses contrôles ultérieurs sur pièces ou, dans la procédure du contrôle fiscal de comptabilité informatisée (CFCI), avec demande de traitements informatiques.

Dans le cas d’un CFCI, le vérificateur examinera les « informations, données et traitements informatiques qui concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables ou fiscaux et à l’élaboration des déclarations ».

Le vérificateur pourra alors réaliser ou faire pratiquer par l’entreprise des traitements de données informatisées sur les informations comptables, mais aussi de gestion. Pour répondre aux exigences d’un tel contrôle fiscal, l’entreprise doit avoir organisé l’archivage des données et traitements justifiant les résultats et déclarations, de même que la documentation des applications et interfaces impliquées.

Notre recommandation : l’anticipation !

Pour respecter les délais et éviter les amendes et pénalités encourues tant dans la préparation du FEC, servant pour les vérifications et les examens de comptabilité, que pour les CFCI ou encore pour la piste d’audit fiable (PAF), il est nécessaire d’anticiper :

  • en pratiquant des contrôles préventifs de FEC ;
  • en vérifiant de manière plus systématique les données comptables.

Les contrôles préventifs du FEC

Le contribuable peut pratiquer des contrôles préalables du FEC, notamment :
  • les règles de formats et la structure du FEC ;
  • le respect des règles de tenue de la comptabilité informatisée ;
  • le contenu du FEC ;
  • la TVA ;
  • les contrôles de cohérence avec les comptes annuels et la liasse fiscale.
La DGFiP met à disposition des entreprises un logiciel permettant de vérifier la validité de la structure du fichier de l’entreprise et lui préciser les points d’anomalies détectées : « Test Compta Demat ».

Pour anticiper les contrôles de l’administration fiscale, vous pouvez vous préparer ! La solution de Francis Lefebvre e-Compliance permet justement de réaliser des contrôles basés sur les données du FEC (contrôle de la présence de la TVA collectée dans les écritures mouvementant des comptes de produits, contrôle de la déduction anticipée de la TVA sur les achats de services, conformité des montants de TVA collectée en fonction des taux appliqués). Demandez une démonstration personnalisée de l’outil !

Pour plus de renseignement,
nous sommes à votre écoute au :

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Et pour aller plus loin, un expert vous accompagne dans votre visite guidée de notre solution.