Les fonctions de l’entreprise concernées par un contrôle fiscal

L'équipe Francis Lefebvre e-Compliance

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Le contrôle fiscal concerne environ 50 000 entreprises par an. Il est donc fondamental de s’y préparer, en effectuant par exemple des audits réguliers de la comptabilité et en ayant au sein de l’entreprise des professionnels formés pour faire face aux vérificateurs. Mais quelles sont les fonctions concernées par un contrôle fiscal ?

Les 4 fonctions concernées par un contrôle fiscal

#1 Le chef d’entreprise ou dirigeant

#2 Le directeur administratif et financier (DAF) ou responsable comptable

#3 Les services comptables

#4 Les services informatiques

Il est également possible de se faire assister d’un conseil dès le début des opérations de contrôle. Pour les détails du déroulement des différentes modalités de contrôle et l’intervention de chacun de ces acteurs, continuez votre lecture !

Contrôle sur pièces ou sur place, deux modalités distinctes de contrôle

Qui est informé et comment ?

C’est généralement le dirigeant qui est informé que son entreprise fait l’objet d’un contrôle fiscal. Il reçoit, par lettre recommandée :

  • soit un avis de vérification de comptabilité, dans le cadre d’un contrôle fiscal sur place ;
  • soit un avis d’examen de comptabilité, dans le cas d’un contrôle à distance également appelé contrôle sur pièces.

Rappel : examen vs. vérification

L’examen de comptabilité permet à l’administration fiscale de réaliser des opérations de contrôle à distance, à partir de la comptabilité informatisée. La vérification de comptabilité a pour objet, quant à elle, d’examiner la comptabilité dans les locaux de l’entreprise.

En cas de contrôle sur place, quels sont les acteurs concernés ?

Une vérification de comptabilité implique une confrontation de renseignements extra-comptables avec les données comptables à la base des déclarations souscrites.

Les contrôles matériels (ou contrôles extra-comptables) permettent de confronter la compatibilité avec certaines données de fait ou matérielles : stocks, productions intermédiaires, main-d’œuvre, consommation, immobilisations, etc. (BOI-CF-DG-40-20 n° 90).

Lors de la première intervention, le vérificateur remet à son interlocuteur la charte du contribuable et fixe avec ce dernier le cadre et les modalités des opérations de contrôle.

Pour instaurer un dialogue constructif, le vérificateur doit avoir une démarche transparente à l’égard de son interlocuteur, qui est associé à l’ensemble des opérations. En contrepartie, celui-ci remet à la disposition du vérificateur tous les documents nécessaires au contrôle (livres comptables, factures, relevés de comptes bancaires, contrats…).

C’est pourquoi, tout au long du contrôle, le DAF (ou RAF – responsable administratif et financier – selon la taille de l’entreprise), avec les services comptables, sont en première ligne. Ils doivent rassembler tous les documents comptables et les registres obligatoires relatifs aux exercices vérifiés.

Les services informatiques ont également un rôle fondamental lors du contrôle fiscal, car les éléments comptables sont le plus souvent et pour la plupart dématérialisés.

Lors de la dernière réunion dans les locaux de l’entreprise, le vérificateur récapitule les rehaussements envisagés, donne des explications sur la nature et le montant d’éventuelles pénalités et recueille les arguments du contribuable en réponse.

Dans tous les cas, les opérations de contrôle menées dans le cadre d’une vérification de comptabilité se traduisent soit par l’envoi d’une proposition de rectification, soit par l’envoi d’un avis d’absence de rectification, dans l’hypothèse où les chiffres déclarés n’ont pas été remis en cause.

Contrôle sur pièces, restez acteur de votre contrôle !

L’absence de déplacement du service de contrôle dans les locaux de l’entreprise au cours de l’examen de comptabilité ne doit pas avoir pour effet de priver le contribuable de la possibilité d’avoir un débat oral et contradictoire avec le service de contrôle.

Le contribuable doit pouvoir présenter utilement ses observations et se faire assister, à tout moment de la procédure, d’un conseil de son choix. Le DAF ou le responsable comptable doit donc être acteur tout au long de ce contrôle sur pièces.

Tout commence à la réception de l’avis d’examen de comptabilité : le contribuable dispose de 15 jours pour adresser à l’administration une copie des fichiers des écritures comptables (FEC). Il est possible d’adresser ces fichiers via une plateforme sécurisée. Là encore l’intervention du service informatique peut être utile.

Il est également possible d’adresser les fichiers sur support physique (clé USB, CD-Rom…) par voie postale, ou de se déplacer et de les déposer dans les locaux de l’administration fiscale.

Le service de contrôle est alors autorisé à effectuer des opérations élémentaires (tris, classements et calculs) sur les fichiers des écritures comptables adressés par le contribuable.

Au cours de l’examen de comptabilité, l’administration peut poser des questions et demander des pièces justificatives. Ces échanges peuvent s’effectuer par écrit et/ou oralement.

À l’issue de l’examen de comptabilité, un point téléphonique ou un point dans les locaux de l’administration fiscale doit être fait avec le contribuable, préalablement à l’envoi de la proposition de rectification.

En tant que DAF ou responsable comptable, vous êtes l’interlocuteur privilégié de l’administration tout au long du contrôle fiscal. Veillez toujours à la forme des pièces justificatives remises, c’est une présomption de sérieux qui instaure un climat de confiance. Téléchargez la fiche pratique pour mieux vous préparer à un contrôle de TVA.

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