Quelles sont les règles de déduction de la TVA sur les frais de mission engagés en France ?

William Hamon CMS Francis Lefebvre Avocats

William Hamon
CMS Francis Lefebvre Avocats

Dans le cadre de leurs déplacements professionnels les membres du personnel de votre entreprise engagent des frais. Quelles sont les règles de déduction de la TVA sur ces « frais de mission » ? Comment votre entreprise peut-elle récupérer cette taxe ? Réponse avec nos deux experts.

par Marie-Odile Duparc et William Hamon, Avocats Counsel, CMS Francis Lefebvre Avocats

Les conditions du droit à la déduction de la TVA

Pour permettre la récupération de la TVA, les conditions générales du droit à déduction doivent être satisfaites étant précisé que pour répondre à des exigences pratiques relatives à certains frais, un allègement du formalisme exigé pour les factures a été prévu par l’administration fiscale.

Par ailleurs, les frais de mission engagés ne doivent pas, par nature, être exclus du droit à déduction (lisez cet article pour connaître en détail les exclusions et restrictions du droit à déduction). Votre entreprise doit donc veiller à ne pas déduire à la TVA grevant de telles dépenses.

Les règles de déduction des frais de mission en détail

Découvrez, ci-après, les règles de déduction de la TVA sur les frais de mission dans les 8 cas les plus courants.

#1 Hébergement – Hôtel

La TVA grevant les dépenses d’hébergement concernant des tiers à l’entreprise (par exemple invitation de clients ou fournisseurs) est déductible par l’entreprise dans les conditions de droit commun.

En revanche, la taxe grevant les mêmes dépenses engagées au profit des salariés ou des dirigeants de l’entreprise ne peut pas être déduite.

Lorsqu’elle apparaît distinctement sur la facture, la TVA grevant les services annexes (facturés en sus de l’hébergement) de téléphone, de télévision, de connexion internet, de restauration, de minibar, de blanchissage, de connexion internet et de parking est déductible par l’entreprise, y compris lorsque ces dépenses sont engagées au profit des salariés ou des dirigeants de l’entreprise.

#2 Restauration, spectacles, réceptions

La TVA relative à ces dépenses engagées au profit de salariés, dirigeants ou tiers à l’entreprise est déductible par l’entreprise dans les conditions de droit commun.

En outre, s’agissant du formalisme des factures de restauration, l’administration a admis que les éléments d’identification du client (nom et adresse) ne soient pas mentionnés sur les factures d’un montant total hors taxe inférieur ou égal à 150 €, mais inscrits par le client lui-même dans un espace réservé à cet effet. Les autres mentions doivent, en revanche, être inscrites par le prestataire (BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20 nos 130 à 150).

#3 Transport de personnes

La TVA relative à ces dépenses n’est pas déductible quels que soient la voie ou les moyens utilisés : route (bus ou taxi), fer (train ou métro), air, eau.

#4 Location et entretien de véhicules

Véhicules de tourisme

La TVA grevant les prestations de services de toute nature afférentes à des véhicules conçus pour le transport de personnes ou à usage mixte n’est pas déductible. Sont concernées l’ensemble des « voitures de tourisme ». N’ouvrent notamment pas droit à déduction les opérations suivantes : location, réparations, transports, opérations de commission et de courtage (BOI-TVA-DED-30-30-70 nos 1 à 20).

Véhicules de transport de marchandises

La TVA relative aux prestations portant sur des véhicules conçus pour le transport de marchandises (camionnettes, fourgonnettes, véhicules dits « dérivés VP » qui ne comportent que deux places et qui sont également commercialisés sous les appellations « société », « affaire » ou « entreprise »…) est déductible dans les conditions de droit commun (BOI-TVA-DED-30-30-20 no 20).

#5 Carburants

La TVA relative à l’achat de gazole utilisé pour un véhicule non exclu du droit à déduction est déductible dans les conditions de droit commun.

S’agissant des achats de gazole utilisé dans des véhicules exclus du droit à déduction (voiture de tourisme), seule 80 % de la taxe qui les a grevés est déductible dans les conditions de droit commun.

La TVA grevant les essences utilisées comme carburants devient, quant à elle, progressivement déductible selon l’échéancier suivant :

À compter du

Fraction de TVA déductible grevant les essences

Véhicules ou engins exclus du droit à déduction

Autres véhicules (non exclus du droit à déduction)

1er janvier 2017 10 % 0 %
1er janvier 2018 20 % 20 %
1er janvier 2019 40 % 40 %
1er janvier 2020 60 % 60 %
1er janvier 2021 80 % 80 %
1er janvier 2022 80 % 100 %

Dans le cadre de l’utilisation d’un véhicule personnel pour un déplacement professionnel le remboursement des frais calculé à partir du barème kilométrique ne pourra pas donner lieu à la récupération de la TVA.

#6 Péages

La TVA relative aux dépenses de péages est déductible.

Toutefois, s’agissant du formalisme des factures, l’administration a admis les aménagements suivants pour les péages acquittés à chaque passage, c’est-à-dire autres que ceux acquittés sur abonnement ou au moyen de cartes accréditives gérées par des tiers (BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20 nos 80 à 120).

Peuvent ainsi être considérés comme des factures, les reçus délivrés aux barrières de péages qui, s’agissant des éléments d’identification du client, comportent un espace réservé aux informations à fournir par l’usager, c’est à dire son nom (ou raison sociale) et son adresse (ou siège social).

Afin de démontrer que ces dépenses sont utilisées à des fins professionnelles et non privées, il est recommandé d’indiquer sur le reçu le numéro d’immatriculation du véhicule, son utilisateur et l’objet du déplacement.

Les factures délivrées dans le cadre d’abonnements ou de cartes accréditives doivent, quant à elles, être établies au nom et à l’adresse de l’entreprise.

#7 Parking

La taxe afférente aux dépenses de stationnement peut être déduite par les usagers qui utilisent le service pour les besoins de leurs opérations ouvrant droit à déduction, quel que soit le statut du véhicule concerné au regard du droit à déduction.

À titre d’exemple, ouvre droit à déduction la taxe afférente aux emplacements de stationnement achetés ou loués pour être mis à la disposition des clients ou des membres du personnel, dirigeants ou non, sur le lieu de travail (BOI-TVA-DED-40-40 no 30) ou à proximité (cf. Rep. Authié, Sen. 16 septembre 1993, p. 1639 n° 1562).
À noter également que les assouplissements apportés aux règles de facturation des péages acquittés à chaque passage et les modalités de déduction de la taxe correspondante, exposés ci-dessus, s’appliquent dans les mêmes conditions aux notes délivrées par les automates qui ne permettent pas au fournisseur d’indiquer les éléments d’identification du client (exemple : tickets de parking) (BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20 no 120).

#8 Dépenses de téléphonie

La TVA afférente aux dépenses de téléphonie est déductible dans les conditions de droit commun.

Cela étant, comme pour toutes les dépenses, la TVA qui apparaît sur la facture de téléphone du membre du personnel ne peut être déduite par l’entreprise qu’à la condition que la facture soit libellée au nom et à l’adresse de celle-ci et non pas au nom et l’adresse du salarié. Notons qu’à titre pratique, le nom du salarié peut également apparaître sur la facture dans la mesure où le nom et l’adresse de la société y figurent également.

Que faire en cas d’oubli ?

Dans l’éventualité où la déduction de la TVA grevant certaines dépenses aurait été omise, il est possible de réparer cette omission en constatant en comptabilité le complément de taxe récupérable et en faisant ressortir celui-ci distinctement sur une prochaine déclaration de TVA (ligne 21 de l’imprimé CA3) déposée avant la fin de la deuxième année suivant celle de la naissance du droit à déduction (CGI ann. II art. 208, I).

Si les frais exposés par votre entreprise satisfont l’ensemble des conditions exposées ci-dessus et ne sont pas exclus, par nature, du droit à déduction, rien ne s’oppose à ce que votre entreprise procède à la déduction de la TVA afférente.

Crédits image : snowing – Freepik

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