Fichier des écritures comptables (FEC)

L'équipe Francis Lefebvre e-Compliance

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Le fichier des écritures comptables (FEC) est un document unique et dématérialisé à présenter à l'administration fiscale dès le début des opérations de contrôle. Il regroupe toutes les écritures comptables, par ordre chronologique.
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FEC : nature de l’obligation

Le contribuable doit remettre à l’administration une copie de son fichier des écritures comptables (FEC) sous forme dématérialisée au début des opérations de contrôle (Livre des procédures fiscales (LPF) – art. L 47 A-I).

Qui est concerné par la remise du fichier des écritures comptables ?

Doivent remettre un FEC, les entreprises :

  • soumises à une obligation de présentation de documents comptables ;
  • qui tiennent leur comptabilité de façon informatisée via un logiciel de comptabilité ;
  • qui font l’objet d’une vérification de comptabilité ;
  • soumises à l’impôt sur les sociétés ou à l’impôt sur le revenu dans la catégorie des BIC, des BNC ou des BA.

Exception et aménagement du FEC

Les micro-entrepreneurs bénéficient d’une dispense de FEC. Les contribuables relevant du micro-BIC et du micro-BNC peuvent, sous certaines conditions, remettre au vérificateur un FEC ne comportant qu’une récapitulation mensuelle des écritures comptables de recettes.

Présentation de la comptabilité informatisée

Le FEC porte sur l’ensemble des écritures des journaux comptables, au titre de chaque exercice visé dans l’avis de vérification. Quelle que soit la forme des fichiers choisie (fichiers à plat ou fichiers structurés) le respect des normes est essentiel.

Les 18 informations obligatoires du FEC

  1. Code journal de l’écriture comptable
  2. Libellé journal de l’écriture comptable
  3. Numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable
  4. Date de comptabilisation de l’écriture comptable
  5. Numéro de compte
  6. Libellé de compte
  7. Numéro de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)
  8. Libellé de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)
  9. Référence de la pièce justificative
  10. Date de la pièce justificative
  11. Libellé de l’écriture comptable (identification littérale du motif de l’écriture comptable)
  12. Montant au débit
  13. Montant au crédit
  14. Lettrage de l’écriture comptable (à blanc si non utilisé)
  15. Date de lettrage (à blanc si non utilisé)
  16. Date de validation de l’écriture comptable
  17. Montant en devise (à blanc si non utilisé)
  18. Identifiant de la devise (à blanc si non utilisé)

 

Les étapes du contrôle du FEC

  1. Le vérificateur peut, sans formalisme, effectuer des opérations simples (tris, classements, calculs…) pour s’assurer de la concordance des documents comptables avec les déclarations fiscales déposées par le contribuable.
  2. Le contrôle de conformité des fichiers des écritures comptables peut être différé et être réalisé à distance par le vérificateur.
  3. La remise – ou l’absence de remise – de la copie des fichiers ainsi que la remise de copies de fichiers non conformes aux normes prévues à l’article L 47 A-1 du LPF sont formalisées par écrit sur un document remis par le vérificateur et contresigné par le contribuable.
  4. L’administration est tenue de procéder à la destruction du fichier avant la mise en recouvrement ou après l’envoi d’un avis d’absence de rectification.

Absence de remise du FEC : quelles sont les sanctions ?

Le défaut de présentation du FEC ou la remise de fichiers non conformes entraîne l’application d’une amende de 5 000 € ou, en cas de rectification et si le montant est plus élevé, une majoration de 10 % des droits mis à la charge du contribuable.

Les sanctions sont d’autant plus lourdes si les irrégularités décelées débouchent sur un rejet de comptabilité. L’administration peut alors apporter aux éléments comptables les corrections qu’elle estime nécessaires en vue de corriger le résultat imposable. Dans les cas les plus graves, les dispositions relatives à l’opposition à contrôle fiscal peuvent être applicables, autorisant l’administration à évaluer d’office les bases d’imposition, sans recourir à la procédure de rectification contradictoire.

Crédits image : Freepik

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