Piste d’audit fiable (PAF)

L'équipe Francis Lefebvre e-Compliance

L'équipe
Francis Lefebvre e-Compliance

La piste d’audit fiable (ou « PAF ») est une obligation de contrôle interne. Toute entité, quelle que soit sa forme, doit démontrer qu’elle a mis en place une procédure documentée permettant de prouver la réalité des flux de facturation et d'assurer la conformité des factures. La PAF retrace à la fois la chronologie et les contrôles associés de l’origine de la facture jusqu’à sa conservation.

Piste d’audit fiable : pourquoi faire ?

Lorsque la facture est transmise sous forme papier ou sous une forme électronique non certifiée, des contrôles documentés et permanents doivent être mis en place par l’entreprise. Ils permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou la prestation de services. Cela permet, en application de l’article 289 – VII-1 du Code général des impôts, d’assurer l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures.

Cette piste d’audit peut être constituée de documents établis par l’entreprise elle-même (devis, bons de commande ou bons de livraison et justificatifs de paiement) ou par des tiers (extraits de compte).

Facturation : que garantit la fiabilité de la piste d’audit ?

Les contrôles doivent garantir la réalité des opérations et permettre à l’assujetti qui les a mis en place et à l’administration fiscale de s’assurer que :

  • les données relatives à la facture sont complètes et exactes et qu’elles n’ont pas été modifiées ;
  • la facture est adressée à la bonne personne et au bon moment ;
  • la facture ne fait pas l’objet d’un double traitement ou enregistrement ;
  • les mentions obligatoires figurent sur la facture ;
  • la facture correspond à une opération économique, comptable et financière réelle et que l’ensemble des transactions a été pris en compte dans l’ordre chronologique ;
  • les opérations sont traitées dans le respect de la législation en vigueur ;
  • les risques significatifs, qu’ils soient opérationnels (défaillance du système informatique de facturation qui émet des factures dont les mentions sont inexactes) ou financiers (système informatique de facturation générant des factures d’un montant erroné), sont identifiés et maîtrisés ;

Reconstituer, garantir et justifier : les 3 promesses d’une PAF

La piste d’audit doit permettre de :

  1. reconstituer, dans un ordre chronologique, la totalité du processus de facturation (bons de commande, bons de livraisons, extraits de compte, etc.), depuis son origine jusqu’au document facture et à son règlement (virements, relevés de compte, etc.), et de relier les différents documents dudit processus ;
  2. garantir que la facture émise ou reçue reflète l’opération qui a eu lieu, en permettant d’établir un lien entre la facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui la fonde ;
  3. justifier toute opération par une pièce d’origine à partir de laquelle il doit être possible de remonter par un cheminement ininterrompu à la facture – et réciproquement.

Les conséquences d’une piste d’audit défaillante

L’absence ou l’insuffisance de contrôles internes :

  • chez l’émetteur de la facture soumis à vérification par l’administration fiscale peut entraîner la remise en cause du droit à déduction de la TVA chez le récepteur de la facture ;
  • chez le récepteur de la facture entraîne automatiquement la remise en cause de la déduction de la taxe sur la valeur ajoutée.

Les éléments constitutifs de ces contrôles internes peuvent être conservés pendant un délai de 6 ans sur support papier ou informatique, au choix de l’entreprise, quelle que soit leur forme originale.

Pour plus de renseignement,
nous sommes à votre écoute au :

01 41 05 57 88

Et pour aller plus loin, un expert vous accompagne dans votre visite guidée de notre solution.