VIES (Système)

L'équipe Francis Lefebvre e-Compliance

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Francis Lefebvre e-Compliance

Les entreprises ayant des relations commerciales avec des clients ou fournisseurs de l’Union européenne doivent contrôler la validité de leur immatriculation à la TVA pour se prémunir contre les fraudes et escroqueries. Le système VIES permet de vérifier leur numéro de TVA intracommunautaire.

VIES : qu’est-ce que c’est ?

Le système VIES (VAT Information Exchange System ou système d’échange d’informations en matière de TVA) est un moteur de recherche permettant aux entreprises de vérifier la validité du numéro d’identification de TVA des opérateurs économiques enregistrés dans l’Union européenne pour les opérations transfrontières de biens ou de services.

Pourquoi vérifier un numéro de TVA intracommunautaire ?

Toute entreprise redevable de la TVA dans l’Union européenne dispose d’un numéro d’identification fiscal individuel. Ce numéro de TVA intracommunautaire doit impérativement figurer sur les factures de l’entreprise (quels que soient le lieu de vente ou la prestation concernée), ses déclarations d’échanges de biens ou de services et ses déclarations de TVA.

Retrouver un numéro de TVA intracommunautaire : attention !

Il n’est pas possible de trouver le numéro de TVA d’une entreprise uniquement à partir de son nom ou de sa raison sociale. Pour les sociétés domiciliées en France, le numéro est constitué du code FR, d’une clé informatique à 2 chiffres ou lettres et du numéro SIREN de l’entreprise (9 chiffres).

Si le numéro de TVA intracommunautaire du partenaire n’est pas valide, l’exonération de TVA en matière de livraisons intracommunautaires de biens peut être remise en cause. Les entreprises doivent donc disposer de procédures internes afin de démontrer que le numéro d’identification à la TVA est systématiquement demandé, obtenu, validé et contrôlé. Cette démarche fait partie de l’obligation de la piste d’audit fiable.

Si le numéro n’est pas valable, que faire ?

Si la base VIES indique que le numéro de TVA est invalide, cela signifie que celui-ci n’est pas enregistré dans la base de données nationale correspondante. Plusieurs raisons peuvent expliquer cette invalidité :

  • le numéro de TVA n’existe pas  ;
  • le numéro de TVA n’a pas été activé pour les opérations intra-UE  ;
  • l’enregistrement n’est pas encore achevé (certains pays de l’UE exigent un enregistrement distinct pour les opérations intra-UE).

Dans ce cas, il est possible de contacter l’administration qui a attribué le numéro d’identification TVA. L’administration fiscale en question peut-être retrouvée grâce au code pays qui précède le numéro d’identification TVA.

Si le numéro de TVA intracommunautaire communiqué est invalide, il est préférable de refuser la facture ou le document en demandant au tiers d’effectuer les contrôles et modifications nécessaires. C’est peut être un indice de fraude… Protégez-vous : ayez le réflexe VIES !

Pour plus de renseignement,
nous sommes à votre écoute au :

01 41 05 57 88

Et pour aller plus loin, un expert vous accompagne dans votre visite guidée de notre solution.